คุณกำลังออกจากเว็บไซต์ ทีทีบี
เพื่อเข้าสู่
https://www.ttbbank.com/
การกำหนดหัวข้อเรื่องหรือปัญหาที่จะนำมาปรับปรุงสามารถหาได้จากหลายแหล่ง เช่น ข้อร้องเรียนจากลูกค้า ชิ้นงานเสีย เครื่องจักรหยุดบ่อย เกิดอุบัติเหตุในที่ทำงาน ความยุ่งยากและลำบากในการทำงานหรือใช้หลักของ PQCDSMEE ในการค้นหาปัญหาเพื่อกำหนดหัวข้อปรับปรุงโดยมีหัวข้อในการค้นหาดังนี้
แต่หากวิเคราะห์แล้วพบว่างานที่ทำอยู่ไม่มีปัญหาให้ต้องแก้ไข ก็ควรจะมองหาสิ่งที่เป็น “โอกาส” นั้นคือการยกระดับมาตรฐานของงานให้สูงขึ้นกว่าเดิม เช่น การลดความไม่สม่ำเสมอของการผลิต แม้จะเป็นชิ้นงานที่ผ่านมาตรฐานที่กำหนดแล้วก็ตาม การรักษาสภาพเพื่อไม่ให้มาตรฐานหรือคุณภาพแย่ลงกว่าเดิม และการทำให้กระบวนการผลิตทำงานง่ายขึ้น เป็นต้น
เมื่อได้หัวเรื่องหรือหัวข้อปัญหาที่้ต้องการปรับปรุงแล้ว ขั้นตอนต่อไปเป็นการวิเคราะห์สถานะปัจจุบันให้เห็นถึงสภาพจริงและต้นตอของปัญหา การวิเคราะห์สถานการปัจจุบันของกระบวนการ จะทำให้เรามองเห็นภาพของกระบวนการทำงานทั้งหมดตั้งแต่ต้นน้ำจนถึงปลายน้ำ เช่น ปัญหาดังกล่าวอยู่ส่วนไหนของกระบวนการทำงาน เกี่ยวข้องกับเครื่องจักรหรืออุปกรณ์ชนิดใด เกิดขึ้นเมื่อไหร่ ใครเป็นคนทำงานชิ้นนั้น เกิดขึ้นที่ไหน บ่อยเพียงใด จากการวิเคราะห์กระบวนการดังกล่าวทำให้เราทราบปัญหาและสามารถกำหนดเป้าหมายที่ต้องการปรับปรุงในขั้นต่อไปได้
ขั้นตอนนี้เป็นขั้นตอนการกำหนดเป้าหมายหรือผลลัพธ์ของการปรับปรุง งานส่วนใหญ่จะกำหนดเป้าหมายเป็นเชิงปริมาณหรือเชิงตัวเลขมากกว่าเชิงคุณภาพ เช่น พนักงานสามารถค้นหาสินค้าได้เร็วขึ้น 10 นาที เป็นต้น การตั้งเป้าหมายนั้นพยายามหลีกเลี่ยงการตั้งเป้าหมายเชิงคุณภาพ คือ เป้าหมายที่ไม่สามารถวัดเป็นตัวเลขได้ เช่น ลูกค้าพึงพอใจมากขึ้นซึ่งไม่รู้ว่าเพิ่มขึ้นจริงหรือไม่หรือสูงขึ้นเท่าไหร่ หรือตั้งเป้าหมายว่าให้พนักงานหยิบสินค้าได้ง่ายขึ้น การตั้งเป้าหมายแบบนี้ก็ยังไม่เห็นภาพอยู่ดีว่าง่ายอย่างไร
ขั้นตอนการค้นหาสาเหตุและแนวทางแก้ไขเป็นขั้นตอนที่สำคัญอีกขั้นตอนหนึ่ง ในขั้นตอนนี้หากหัวเรื่องหรือปัญหาที่ต้องการแก้ไขมีความซับซ้อนต่อการระบุสาเหตุที่แท้จริง จะมีการนำเครื่องมือมาช่วยในการวิเคราะห์ เช่น ผังก้างปลา หรือ Why Why Analysis เพื่อให้ทราบถึงรากเหง้าของปัญหา เมื่อทราบสาเหตุของปัญหาที่แท้จริงแล้วจึงทำการวางแผนหา แนวทางแก้ไข โดยยึดหลัก
เลิก ลด เปลี่ยน
ECRS (E = Eliminate, C = Combine, R = Rearrange, S = Simplify)
การควบคุมด้วยการมองเห็น (Visual Control)
การควบคุมความผิดพลาดหรือความเผอเรอ (Poka Yoke)
ควรจัดทำแผนแก้ไขปรับปรุงเป็นตาราง Gantt Chart ซึ่งประกอบด้วยกิจกรรมที่จะต้องดำเนิน ช่วงเวลาการดำเนินการ และผู้รับผิดชอบให้ชัดเจนว่าใครต้องทำอะไร เมื่อไหร่
การทดสอบและการปฏิบัติตามแผนการดำเนินการ หลายครั้งที่การทดลองหรือการแก้ไขในครั้งแรกไม่สำเร็จก็ควรทำการทดลองใหม่จนกว่าจะสำเร็จตามเป้าหมายที่วางเอาไว้ หลายคนที่่ทดลองครั้งแรกแล้วไม่ประสบความสำเร็จก็จะล้มเลิกกลางคัน ฉะนั้นอย่าหยุดการทดลองหรือปฏิบัติ
เมื่อเสร็จสิ้นการปรับปรุงงานแล้วควรวัดผลหรือเทียบผลกับเป้าหมายที่ว่างเอาไว้ในตอนต้นว่า ได้ผลลัพธ์ตรงตามนั้นหรือไม่ ขั้นตอนนี้รวมไปถึงการรายงานผลของการปรับปรุงงานด้วย เพื่อให้ผู้อ่านรายงานเข้าใจได้ง่ายขึ้น ควรมีการนำภาพ กราฟ หรือแผนภูมิ มาใช้ในการเปรียบเทียบผลลัพธ์ก่อนและหลังไคเซ็น เมื่อได้ผลลัพธ์และวิธีการทำงานใหม่แล้ว จากนั้นจึงจัดทำเป็นมาตรฐานการทำงานใหม่ มีการปรับปรุงวิธีการปฏิบัติงานหรือคู่มือการปฏิบัติงาน มีการนำองค์ความรู้หรือกระบวนการทำงานใหม่นี้ไปแบ่งปัน แลกเปลี่ยน ตามแนวทางของการจัดการความรู้แก่บุคคลกรส่วนงานอื่นให้รับรู้ เพื่อยกระดับความรู้ของพนักงานทั่วทั้งองค์กร
ทั้ง 6 ขั้นตอนเป็นการปรับปรุงงานที่มีปัญหาหรือหัวเรื่องมีความซับซ้อน ส่วนการปรับปรุงงานที่หัวเรื่องไม่ซับซ้อน ก็ไม่จำเป็นต้องทำครบทั้ง 6 ขั้นตอน สามารถประยุกต์ตามความเหมาะสม
